Расписание

Раздел «Расписание» — программа мероприятия: доклады, секции, мастер-классы, перерывы, трансферы. Каждый пункт программы в PrimePlanner называется событием.

Нажмите «Добавить» и заполните поля:

• «Тип события» — вид пункта программы, см. «Тип события»;
• «Кто видит событие» — группы и отдельные участники, которые видят событие в своей программе (кнопка рядом с полем добавляет участников группы целиком);
• «Начало» и «Окончание» с шагом 5 минут;
• «Часовой пояс места» — пояс города, где проходит событие, см. «Часовой пояс места»;
• «Спикеры», «Модераторы», «Ведущие», «Команды» или «Игроки» — кто выступает на событии, см. «Кто выступает»;
• «Метка» — цвет события в расписании;
• «Название», «Краткое описание» и «Описание»;
• «Контакт» — имя, телефон и комментарий ответственного: в приложении у события появляется кнопка звонка;
• «Документы» — материалы события в формате PDF;
• «Адрес / локация», «Широта» и «Долгота» — место проведения на карте и маршрут в навигаторе;
• «Открыта самостоятельная запись» и «Лимит мест» — если участники записываются на событие сами (подробнее — на странице «Регистрация и заявки»).

Событие видят участники, выбранные в поле «Кто видит событие», и группы с правом «Доступ ко всем событиям мероприятия».

Тип определяет значок события в кабинете, на выводе на экран и в приложении, а также цвет метки по умолчанию. Цвет можно изменить вручную. Типы событий:

• «Доклад»;
• «Дискуссия»;
• «Деловая игра, воркшоп»;
• «Спорт»;
• «Концерт, шоу»;
• «Питание»;
• «Логистика»;
• «Экскурсия, выезд»;
• «Другое».

События типов «Питание» и «Логистика» приложение показывает в программе одной строкой: время, название и место. В приложении участник может оставить в программе только деловую часть (доклады, дискуссии, деловые игры) или только спорт.

У нового события под типами есть строка «Быстро» с заготовками: «Регистрация», «Сбор группы», «Трансфер», «Заселение», «Завтрак», «Кофе-брейк», «Обед», «Ужин». Заготовка заполняет тип, название и длительность, а начало события совпадает с окончанием последнего события программы. Сбор у стойки в аэропорту, перелёт, трансфер и заселение удобно добавлять событиями типа «Логистика» с местом на карте и контактом сопровождающего.

Набор полей с выступающими зависит от типа события:

• «Доклад»: «Спикеры»;
• «Дискуссия»: «Модераторы», «Спикеры»;
• «Деловая игра, воркшоп»: «Ведущие», «Команды»;
• «Спорт»: «Команды», «Игроки»;
• «Концерт, шоу»: «Ведущие».

Выберите участников мероприятия в списке «Добавить участника», а для команд — группы в списке «Добавить группу». Стрелки меняют порядок, в котором выступающие показываются в приложении. Если спикера ещё нет среди участников, нажмите «Новый участник» и укажите фамилию, имя, должность и компанию: PrimePlanner создаёт профиль и добавляет его в мероприятие. Фото и контакты такого участника добавляются в разделе «Администрирование» → «Профили». На событии может быть не больше 50 выступающих.

Выступающих видят все, кому видно событие, даже если справочник участников скрыт или выключен. В приложении показываются только имя, фото, должность, компания и биография, без телефона и адреса электронной почты. Нажатие на выступающего открывает его карточку со списком выступлений. Спикер видит свои события в программе, даже если их нет в поле «Кто видит событие».

Поле «Кто видит событие» определяет только аудиторию события. Выступающих в нём выбирать не нужно.

Если включён раздел «Опросы», у докладов, дискуссий и деловых игр есть блок «Опросы»: в нём видны опросы события, а кнопка «Создать опрос» открывает новый опрос, уже связанный с событием.

Время всех событий показывается в одном часовом поясе: в кабинете в поясе, выбранном в списке над расписанием, а в приложении в поясе телефона. Поэтому события в разных городах не смещаются на диаграмме Ганта и в программе. Если место события находится в другом часовом поясе, выберите его в поле «Часовой пояс места». Тогда под временем события появляется местное время, например «08:00–08:40 по местному времени (Екатеринбург)». Строка появляется только у тех, чей часовой пояс отличается от пояса места.

Новое событие получает часовой пояс последнего события программы.

Команда «Клонировать» в меню события на диаграмме Ганта и в списке открывает форму нового события с полями исходного: временем, местом, описанием, контактом и «Кто видит событие». Название вводится заново. Блок «Скопировать из исходного события» добавляет к копии:

• «Кто выступает» — выступающих исходного события;
• «Документы» — копии документов события;
• «Схема рассадки» — копию схемы, а при отметке «вместе с местами участников» также места участников нового события.

Копия схемы рассадки скрыта от участников, пока вы не опубликуете её в разделе «Рассадка».

Переключатель над расписанием показывает события списком или диаграммой Ганта. На диаграмме событие можно перетащить на другое время, а меню события открывает команды «Редактировать», «Клонировать» (см. «Копия события») и «Удалить».

Список «Все типы» над расписанием оставляет в списке и на диаграмме только события выбранных типов. Сдвиг следующих событий действует на все события, в том числе скрытые фильтром.

Значок предупреждения у события в списке появляется, если у доклада или дискуссии не указаны спикеры или если выступающий в то же время участвует в другом событии. Наведите на значок, чтобы увидеть подробности.

Если событие затянулось или началось позже, программу дня можно сдвинуть одним действием.

1. Включите переключатель «Сдвигать следующие события» над диаграммой Ганта.
2. Перетащите событие или потяните за край, чтобы изменить его окончание.
3. В окне «Сдвиг программы» нажмите «Сдвинуть все». Кнопка «Только это событие» меняет время одного события.

Сдвигаются события того же дня, которые начинаются не раньше прежнего окончания перемещённого события, во всех залах. Они сдвигаются на столько же, на сколько изменилось окончание. Перетаскивание с нажатой клавишей Shift действует наоборот: при включённом переключателе сдвигает одно событие, при выключенном предлагает сдвинуть и следующие.

После изменения в углу экрана появляется уведомление с кнопкой «Отменить»: она возвращает прежнее время всех сдвинутых событий. Если другой организатор успел изменить эти события, кабинет сообщает об этом и показывает актуальное расписание.

В меню раздела есть два пункта:

• «Вывод на экран» открывает программу во весь экран для телевизора или проектора на площадке;
• «Экспорт в PDF» скачивает программу файлом PDF со временем в часовом поясе расписания.

Участники скачивают PDF программы в приложении, если у их группы есть право «Скачивание PDF документа с расписанием мероприятия».

Изменения расписания приходят в приложение участников сразу. Участники, которые были без сети, получают их при подключении. Программу можно сдвинуть и голосом через голосового помощника, например командой «задерживаемся на 15 минут».

Расписание пробного мероприятия после начала первого события фиксируется, см. «Пробное мероприятие».