Проживание

В разделе «Проживание» организатор записывает, кто в какой гостинице и в каком номере живёт, и загружает ваучеры на заселение. Участник видит своё проживание в приложении. Раздел есть у мероприятия, если в настройках включён раздел «Проживание и трансферы», см. «Разделы и доступ». Работать с проживанием могут сотрудники с правом «Проживание и трансферы мероприятия».

1. Откройте раздел «Проживание» и нажмите «Гостиница».
2. Заполните название, адрес, телефон и время заезда и выезда. Текст в поле «Для участников» приложение показывает вместе с гостиницей, например про завтрак или парковку.
3. Нажмите «Сохранить».
4. Нажмите «Номера» у гостиницы и перечислите номера через запятую или диапазоном через дефис, например «101-120, 201». Укажите тип номера и число мест и нажмите «Добавить».

Если включено «Участники видят соседей по номеру», участник видит в приложении фамилии и имена тех, кто живёт с ним в номере в те же даты.

Нажмите кнопку «Гости и номер» у номера, затем «Добавить гостя». Выберите участника, даты заезда и выезда и при необходимости номер бронирования. Дата выезда — утро отъезда: проживание с 27 по 29 октября занимает две ночи. В этом же окне меняются название номера, тип и число мест.

PrimePlanner проверяет каждую ночь отдельно: в номере одновременно не может жить больше гостей, чем в нём мест, а один участник не может жить в двух номерах в одну ночь. Участник может переехать в другой номер между ночами.

Список «Без номера» внизу страницы показывает участников мероприятия, которые ещё не размещены.

Если гостиница прислала список расселения, загрузите его кнопкой «Импорт»:

1. Выберите файл CSV или Excel (.xlsx), в первой строке которого заголовки колонок.
2. Проверьте, из каких колонок брать ФИО, телефон, адрес электронной почты, гостиницу, номер, даты заезда и выезда и номер бронирования. Колонки с понятными заголовками сопоставляются сами.
3. Нажмите «Проверить». PrimePlanner покажет, сколько участников найдено, и строки, которые не загрузятся, с причиной.
4. Нажмите «Загрузить».

Участник ищется по телефону, затем по адресу электронной почты, затем по ФИО. Гостиницы и номера, которых ещё нет, создаются автоматически. Если участник уже живёт в этом номере, его даты заменяются данными из файла. В файле может быть до 5000 строк. Кнопка «Выгрузить список расселения» сохраняет текущее расселение в файл CSV.

Ваучер — подтверждение брони, которое участник показывает на стойке регистрации гостиницы. Загрузите PDF или фото (JPEG, PNG, WebP) до 8 МБ:

• кнопкой «Загрузить ваучер участника» (скрепка рядом с участником): ваучер видит только этот участник;
• кнопкой «Ваучер номера» (скрепка в строке номера): ваучер видят все, кто живёт в номере.

PrimePlanner удаляет из фотографий служебные данные: место съёмки, модель телефона и время. Ваучер открывают только участник, к которому он относится, его соседи по номеру (ваучер номера) и сотрудники с правом «Проживание и трансферы мероприятия». Ваучеры удаляются через 30 дней после окончания мероприятия.

Участник видит в разделе «Проживание» приложения гостиницу с адресом и маршрутом, даты и время заезда и выезда, номер, номер бронирования, соседей и ваучеры. Ваучеры открываются и без интернета, если участник уже открывал их на телефоне. Если у участника есть и трансфер, раздел называется «Проживание и трансфер», см. «Трансферы».